Existen muchos tipos de trabajo en tu organización: operacional, de soporte, de proyecto, etc. Existe también una categoría de trabajo oculta a la que yo llamo “discrecional”. El trabajo discrecional se refiere a pequeñas solicitudes que pueden ser priorizadas y programadas sobre la base de la capacidad de hacer el trabajo. En muchos casos, existen solicitudes de mejoramiento. Sin embargo, el término “mejoramiento” es muy limitado.

Esta categoría de trabajo también incluye:

• Pequeñas mejoras de procesos.

• Virus y errores que son una molestia pero pueden programarse para más tarde.

• Descubrimiento o trabajo de investigación que puede llevar a un trabajo discrecional adicional o quizás a un proyecto.

• Pequeñas solicitudes legales, de impuestos o de auditoría. Algunas personas prefieren no llamar a este trabajo “mejoras” pues no producen ningún valor adicional al negocio.

La naturaleza del trabajo discrecional genera la razón por la cual tiende a estar escondido. La mayoría del trabajo discrecional es técnicamente un proyecto, pero el trabajo es muy pequeño como para continuar como un proyecto formal. El resto de este trabajo, probablemente esté mejor clasificado como operaciones, pero no es crítico resolverlo inmediatamente por lo que no cuenta con la urgencia como para suspender las actividades y resolverlo.

Ahora que he descrito el trabajo discrecional, espero que lo reconozcas en tu organización. Toda organización cuenta con este tipo de trabajo. En muchas organizaciones, el personal de operaciones hace la mayoría del trabajo discrecional, así que no es fácil decir cuánto de su trabajo se dedica a operaciones puramente y cuánto se dedica a solicitudes discrecionales.

En este momento te preguntarás: ¿y, qué?. ¿Cuál es el problema de responder a los pequeños requerimientos para mejoramientos incrementales?

En la superficie, no hay nada de malo. Se supone que cada solicitud discrecional tiene algún valor. Sin embargo, el problema es que estas solicitudes toman recursos valiosos. Recursos que se pueden aplicar a tus proyectos mas importantes. Cada una de las solicitudes discrecionales requiere una pequeña cantidad de esfuerzo (si son grandes, deberían ser proyectos) y a su vez, suele proporcionar beneficios comerciales marginales. Pero cuando sumas todos los recursos que estás aplicando en estas solicitudes, podría resultar bastante sustancial.

Ese es el problema de un departamento que gasta demasiado en mejoramientos. No es que los mejoramientos no tengan valor, pero es que la mayoría del personal y dinero que se gasta en cambios incrementales pueden normalmente usarse en nuevos proyectos que pueden añadir nuevas habilidades y traer retornos de alto valor para el negocio.

En resumen,

La mayoría de organizaciones tiene muchos más proyectos de lo que su capacidad les permite. En la mayoría, del 60% al 80% (o más) del personal se ubica en trabajo de operaciones. Este personal de operaciones podría ser más ligero si no estuvieran también llevando a cabo tantas solicitudes de trabajo discrecional. Yo propongo que si el personal de operaciones y soporte fuera más ligero, podrías usar estos recursos extra para trabajar en más proyectos.

El trabajo discrecional no te moviliza hacia tus objetivos y estrategias; los proyectos sí lo hacen. Tu reto es liberar más recursos para trabajar en proyectos. Reducir el trabajo discrecional es una manera de hacerlo.

Contáctanos para discutir el tema a mayor profundidad. 

   
Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC
Presidente, TenStep, Inc.
Ganador del premio: “Distinguished Contribution Award” del PMI

Traducción: Adela Vega, TSPM, SMC, SDC

Adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC, 

Director Ejecutivo TenStep Ecuador