Ha pasado mucho tiempo desde que tratamos el tema de las Oficinas de Dirección de Proyectos (PMO´s). Debes recordar que puse en perspectiva el rol de una Oficina de Proyectos utilizando los siguientes cuatro pasos de propuesta de valor:

• Las organizaciones tienen metas y estrategias que les ayudan a alcanzar su estado futuro.
• Los Proyectos son el camino para alcanzar estas metas y estrategias.
• La Dirección de Proyectos es el facilitador que ayuda a la organización a ejecutar exitosamente los proyectos.
• Las Oficinas de Proyectos ayudan a las organizaciones a construir sólidas prácticas y habilidades de Dirección de Proyectos.

La gente me pregunta siempre: ¿cuánto tiempo toma construir una PMO, y cuánto cuesta?  La respuesta en todo momento es: “depende”.  Depende de qué requieres que haga la Oficina de Proyectos. En algunas organizaciones la PMO puede ser un recurso de medio tiempo que es responsable de mantener la metodología de Dirección de Proyectos y proveer una visión consolidada de todos los proyectos activos. En otras organizaciones la PMO puede tener 25 personas, incluyendo Directores de Proyecto activos a tiempo completo, así como gente que es responsable de los procesos, entrenamiento, herramientas, etc. de Dirección de Proyectos.

Así que la respuesta a la pregunta sobre el costo y el tiempo es de doble cara:

Primero, ¿qué quieres que haga la PMO en tu organización?

Segundo, ¿qué requerirá implementar tu versión de esa PMO?

En TenStep utilizamos un proceso relativamente directo para descubrir las respuestas, en un taller de dos o tres días.

1. Una evaluación del ambiente actual de tus proyectos y de tu Dirección de Proyectos, incluyendo procesos, habilidades, gestión del portafolio, gobernanza, cultura, roles, etc.

2. Una discusión sobre tu estado futuro deseado en todas estas mismas áreas.

3. Descubrir las brechas que se deben cerrar para lograr moverse al estado futuro.

4. Identificar cómo la Oficina de Proyectos (PMO) puede ayudar a cerrar esas brechas. Esto dará como resultado un número de productos y servicios de la PMO.

5. Entender los requerimientos de recursos para implementar los productos y servicios.

6. Priorizar el trabajo identificado y descartar ideas que no son tan urgentes e importantes.

7. Hacer un mapa de ruta para implementar los servicios, concentrándose primero en los aspectos más críticos.

8. Validar los requerimientos de recursos para completar el trabajo sobre la base del cronograma propuesto. Modificar y comprometerse según se requiera sobre la base de las fechas límite y la restricción de recursos.

El resultado de este trabajo es la creación de un Plan de Despliegue y un Mapa de Ruta de la PMO que guíe el trabajo de ésta por los siguientes 12 a 18 meses. Muchas PMO´s tienen una visión limitada del trabajo que pueden desempeñar. Algunas veces estas PMO´s piensan que su trabajo es solamente diseñar nuevos procesos y plantillas.

El proceso anotado arriba asegura que la PMO se enfoque en trabajo que agregue valor. Se trata de trabajo que Agregue Valor, porque todo el trabajo está alineado para ayudar a alcanzar un estado futuro sobre el que se ha llegado a un acuerdo. A esto le llamamos una Oficina de Proyectos de Valor Agregado.

¿Claro como el agua?

Contáctame si requieres mayor información. Podemos ayudarte a iniciar tu PMO o realinear una existente para asegurar que esté entregando el valor acordado a la organización. TenStep ayuda a las organizaciones a implementar sus metas y estrategias a través de la ejecución de proyectos. Esto incluye implementar exitosamente prácticas de Dirección de Proyectos, establecer y dirigir Oficinas de Dirección de Proyectos (PMO´s), establecer procesos de gestión del portafolio y mucho más.

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC, President, TenStep, Inc.

Traducción y adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC