Cuando mencionas la palabra “metodología” a varios gerentes, ellos tuercen los ojos como si dijeran “Ay no, otra cosa que se interpone en el camino para lograr terminar los proyecto a tiempo”. El término “metodología”, generalmente tiene mala imagen, tal vez en parte porque la palabra en sí misma es larga y misteriosa. Pero, pensemos acerca de esto. Si los resultados de la Dirección formal de Proyectos serían que estos se demoren más y tengan muchos gastos generales innecesarios, la Dirección de Proyectos no sería buena para nadie.

¿Es eso lo que realmente estamos tratando de hacer, que los proyectos tarden más?

Creo que te das cuenta de que el propósito de la Dirección de Proyectos es ayudar a que tus proyectos terminen exitosamente. A medida que vas mejorando en la Dirección de Proyectos, querrás completarlos mejor, más rápido y más barato. Aquí es donde la Dirección de Proyectos entrega valor.

Una de las razones por las que las metodologías no se utilizan efectivamente tiene que ver con la escalabilidad, o utilizar la cantidad adecuada de estructura y procesos sobre la base del tamaño del proyecto. Por ejemplo: en proyectos pequeños puedes sobrevivir con una Dirección de Proyectos reactiva. Es probable que manejes el alcance de manera flexible porque las posibilidades de recibir una solicitud de cambio al alcance son pequeñas y el impacto en el proyecto es normalmente progresivo. La Gestión de Riesgos no es tan importante debido a que los proyectos de tamaño pequeño a mediano no suelen tener mayor riesgo. En muchos casos, la comunicación con el cliente solo significa informarle cuando el trabajo se ha terminado. Los cronogramas son también menos complicados, tal vez es suficiente llevarlos en Excel. La conclusión es que los proyectos pequeños pueden manejarse ligeramente porque las consecuencias son pequeñas. Enfrentémoslo, si un proyecto de 100 horas se duplica en tamaño, nadie se preocupa realmente. Sin embargo, si un proyecto de 10.000 horas se duplica en tamaño, las consecuencias son más evidentes.

Para proyectos grandes necesitamos más rigor y estructura. Debes manejar el proyecto de manera proactiva. Por ejemplo, la Gestión del Cronograma y el Presupuesto son muy importantes. Los problemas que se presentarán son más complejos y numerosos como para pilotear ese avión sin instrumentos. Los cambios al alcance son un hecho. Necesitas prever los riesgos que vienen y manejarlos, o tu proyecto está en graves problemas. La comunicación con tus interesados debe ser fluida, multifacética y planeada con anticipación. Este es el momento en que estarás feliz de tener una Metodología de Dirección de Proyectos, con todas su funciones, en la cual confiar. Nunca he visto un proyecto grande en el que se quejen de que hay demasiados procesos. El problema en los proyectos grandes es generalmente que no tienen suficiente rigor.

Desde la perspectiva de la organización, los problemas ocurren cuando tratas de implementar un enfoque de “talla única” que calce a todos por igual. Cuando esto ocurre, los DP de proyectos pequeños ven a la metodología como una carga y no como algo que añade valor. Al mismo tiempo, por lo general el modelo de talla única no es adecuado para los proyectos grandes. Por lo tanto, este enfoque termina por no proveer valor ni a los proyectos pequeños, ni a los grandes.

En resumen

En TenStep nos enfocamos en la Dirección de Proyectos de Valor Agregado. La principal manera en que obtienes valor añadido es a través de la escalabilidad. Debes asegurarte de que los procesos provean valor sobre la base de su tamaño. Nuestra filosofía es “metodologías grandes para grandes proyectos – metodologías pequeñas para pequeños proyectos”. La metodología es tu amiga; existe para ayudarte a ser exitoso en tu proyecto. Haz que la metodología trabaje para ti y no al revés.

¿Claro como el agua?

Tienes suerte,TenStep se especializa en desarrollar, personalizar e implementar dirección de proyectos de valor agregado. This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. para ayudar ahora a tu organización.   

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC
Presidente de TenStep, Inc.
Ganador del Premio: “Distinguished Contribution Award” del PMI

Traducción: Adela Vega, TSPM, SMC, SDC

Adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC , 

 Director Ejecutivo TenStep Ecuador