El Proceso de Dirección de Proyectos TenStep® ("Proceso TenStep" o "TenStep") ayuda a los Directores de Proyectos a gestionar con éxito proyectos de todo tipo.  El Proceso TenStep ofrece un enfoque paso a paso, empezando por lo básico, hasta llegar a lo sofisticado; el proceso se ajusta a la necesidad particular de tu proyecto.

Del 04 al 15 de septiembre de 2017 tendrás la oportunidad de conocer en detalle los 10 pasos de la Dirección Exitosa de Proyectos bajo el enfoque PMBOK® y obtener las herramientas necesarias para ponerlos en práctica en todos tus proyectos. Este curso se realizará en la ciudad de Quito y será un taller intensivo con 12 casos para poner en práctica lo aprendido. Para mayor información click aqui.

Como adelanto te presentamos los diez pasos de la metodología, explicados detalladamente:

1. Definición del Trabajo Antes de que inicien las tareas del proyecto, es necesario invertir tiempo en planificar para asegurar que el proyecto sea entendido de manera adecuada y que exista acuerdos entre los involucrados. Esto no es tiempo “perdido” ni “burocracia”, es tiempo que el responsable del proyecto debe dedicar para asegurar que el equipo de trabajo y el cliente tengan una visión común de lo que el proyecto debe producir cuando termine, cuál será su costo, quién realizará el trabajo y cómo se llevará a cabo éste. Al final de un proyecto difícil, los beneficios inherentes al proceso de planificación serán evidentes. En algunas ocasiones, el responsable del proyecto puede verse frustrado debido a la dificultad para lograr acuerdos con los clientes respecto al alcance, duración y costos del proyecto. Pero esta es exactamente la razón por la cuál los procesos de planeación se realizan con anticipación y, por supuesto; antes de iniciar cualquier actividad o tarea del proyecto.
2. Integración del Plan de Trabajo y del Presupuesto  El cronograma y el presupuesto del proyecto se crean a la par con el entregable del Acta del Proyecto generada en el Paso 1.0. El cronograma es una herramienta vital para asegurar que el equipo del proyecto conoce qué es lo que necesita hacer.  El paso  "Definir el Trabajo" asegura que tengas un acuerdo con el patrocinador del proyecto en relación con el trabajo que se debe llevar a cabo. El Proceso TenStep tiene enlazados siempre el cronograma y el presupuesto en un sólo componente integrado; aunque por supuesto, los dos conceptos son diferentes. El cronograma muestra las actividades requeridas para construir los entregables del proyecto. El presupuesto muestra cuánto dinero requerirá el proyecto para producir dichos entregables.  Estos dos procesos fundamentales son claves para el éxito del proyecto, y en muchas organizaciones representan los dos componentes fundamentales para el éxito del proyecto - Debemos cuestionarnos: ¿Cumplimos las expectativas del cliente con respecto al cronograma y al presupuesto?  Estos dos elementos están normalmente ligados.
3. Gestión del Plan de Trabajo y del Presupuesto  Si has estado siguiendo los pasos 1 y 2 del Proceso TenStep, ya se ha definido el trabajo (Acta del Proyecto, Plan de Dirección del Proyecto) y planeado cómo completarás el trabajo (el cronograma y el presupuesto). Ahora, debemos administrar estos dos elementos y asegurarnos de que el proyecto concluya de acuerdo con las restricciones establecidas en los planes que hasta ahora hemos elaborado. De todas las habilidades requeridas para administrar un proyecto, la Gestión del cronograma es quizás la fundamental. Dependiendo de la dinámica del proyecto, el responsable puede estar en una posición en la que necesite usar constantemente su experiencia y creatividad para poder concluir el proyecto de acuerdo con las expectativas.
4. Gestión de Polémicas  La Gestión de polémicas es una de las partes fundamentales del Proceso de Dirección de Proyectos TenStep, y es una de las habilidades que todo Director de Proyecto debe dominar. Todos los proyectos deben resolver polémicas, incidentes o problemas; éstos no pueden ser ignorados ni postergados. Las polémicas se deben resolver de manera rápida y efectiva. Las polémicas son más que solamente problemas comunes, son problemas que cumplen criterios específicos. Una polémica es un problema formalmente definido que impedirá el progreso del proyecto y no puede ser resuelto por el Director de Proyecto y su equipo de trabajo, sin participación externa.
5. Gestión del Alcance  Se dice que lo único constante en el mundo es el “cambio”. Podemos hacer planes perfectos, pero no se puede prever cada riesgo potencial que pudiera ocurrir. Entre más largo sea el proyecto es más probable que nos enfrentemos a cambios. Por esta razón, el proceso TenStep tiene claro que los procesos de definición inicial (paso 1) y planificación (paso 2) no tienen que ser perfectos. Es necesario que hagamos nuestro mejor esfuerzo con la información que tengamos en un momento dado; esto es suficiente. A partir de ahí, necesitaremos gestionar los cambios. Si se analizan las razones por las que un proyecto falla, comúnmente es el resultado de dos problemas: Ya sea que el equipo no dedicó el tiempo suficiente a definir el trabajo y/o la falta de gestión del alcance. Aun si el Director de Proyecto hizo un buen trabajo al definir el alcance, la parte difícil viene al tener que enrumbar el proyecto hacia dicho alcance.
6. Gestión de la Comunicación  Todos los proyectos deben comunicar el estado en el que se encuentran. Esto incluye la presentación de informes del equipo de proyecto para el director del proyecto, y presentación de informes del director del proyecto para el promotor y las partes interesadas. Dos foros típicos para comunicar el estado son: a través de una reunión de estado, e informes de estado. Los proyectos más grandes, así como cualquier proyecto que requiera un cambio de cultura, tienen que ser más sofisticados en la forma de comunicar a las diversas partes interesadas. Este enfoque más polifacético se define en un Plan de Comunicaciones.
7. Gestión del Riesgo  Todo en la vida tiene un cierto nivel de riesgo, si una persona camina por la calle, puede estar en riesgo.  Los proyectos también tienen riesgos. El Director de Proyecto deberá llevar a cabo una evaluación del riesgo con el equipo involucrado en el proyecto y el cliente para identificar riesgos de nivel alto, medio y bajo. Si se tiene suerte, se encontrará que existen muy pocos riesgos. Sin embargo, esta evaluación alertará al cliente y al equipo sobre cualquier riesgo de nivel medio o alto que pudieran causar problemas en el futuro.
8. Gestión de los RRHH  El Director de Proyecto es 100% responsable de los procesos usados para la gestión de un proyecto. Además, también tiene responsabilidades de gestión del personal, aunque dichas responsabilidades se comparten con los directores de Proyectos funcionales de los miembros de los equipos. Algunas personas llegan a decir que la gestión del personal es la más difícil e importante de todas las responsabilidades de la dirección del proyecto.
9. Gestión de la Calidad  El propósito de la Gestión de la calidad es primero comprender las expectativas del cliente en relación con la calidad, y luego definir un plan previsor y el proceso necesario para satisfacer esas expectativas. Debido a que la calidad es definida por el cliente, podría parecer que se trata de algo totalmente subjetivo. Sin embargo, hay mucho de la calidad que puede ser medido objetivamente. Esto requiere descomponer el período genérico de la "calidad" en aspectos específicos que son importantes para el cliente. Entonces, se observa a cada uno de los aspectos individuales y se determina uno o más indicadores que puedan ser registrados para medir la característica. 
10. Gestión de Adquisiciones  Si usted está comprando bienes o servicios en su proyecto, debe determinar su estrategia de adquisiciones. En algunos casos, simplemente se usa los formatos de los contratos de compra, y los planes que ya están establecidos por la empresa o la organización. Sin embargo, en la mayoría de empresas, la adquisición es un área que que queda fuera del ambito de acción del director del proyecto. El director del proyecto normalmente no tiene autoridad para celebrar contratos en nombre de la empresa, y normalmente no se le pide que los administre una vez que se han suscrito.

Esta metodología está diseñada para ser lo más flexible posible para dirigir un proyecto.  Por ejemplo, no tiene sentido pasar mucho tiempo en la gestión de riesgos para un proyecto que requiere 500 horas de esfuerzo, y es similar a otros proyectos que se hicieron antes.  Esto no implica que tú ignores los riesgos potenciales - solo sugiere que no inviertas demasiado tiempo en un proyecto poco complicado tratando de cumplir requisitos y procesos formales, pero no vitales.  Este enfoque flexible y escalable es visible durante todo el proceso TenStep, y es una de las características que diferencia esta metodología de las demás.

El término "Dirección de Proyectos" se refiere a la definición, la planificación, el posterior seguimiento, el control y la conclusión de un proyecto.  Todos los proyectos necesitan un cierto nivel de dirección de proyectos.  Tú lo estás haciendo hoy - incluso si solo lo haces en tu cabeza.  Cuanto mayor y más complejo es el proyecto, hay mayor necesidad de un proceso formal, estándar y estructurado. Tú puedes ser capaz de gestionar un proyecto de dos personas y 200 horas en tu cabeza.  Sin embargo, no se puede dirigir un proyecto de cinco personas y 1.000 horas de esfuerzo de la misma manera.  Un proyecto de diez personas, con 5.000 horas de esfuerzo requiere un manejo más formal; y un proyecto de 20 personas y 20.000 horas lo necesita aún más.

Obviamente, hay un costo para el esfuerzo asociado a la dirección de proyectos, y tú requieres estar seguro de aplicar el nivel adecuado de dirección de proyectos para que el valor obtenido en un proyecto sea mayor que el costo en el que has incurrido.