En un artículo anterior describí el concepto de “balancear” el Portafolio. La mayoría de la gente, cuando piensa en balancear el trabajo de sus Portafolios, piensan en balancear el riesgo. Esto significa que asignas un nivel de riesgo general para cada proyecto de tu Portafolio y balanceas el proyecto para asegurar que tienes la mezcla óptima de proyectos con riesgo alto, medio y bajo.
Existen muchas otras maneras de balancear el trabajo del Portafolio. Una de las formas más interesantes es entender la relación entre el trabajo en proyectos y el trabajo operacional. El trabajo operacional se requiere para mantener al negocio activo. Los proyectos se usan para construir nuevas cosas e implementar cambios.
Muchas organizaciones gastan la mayor parte de su presupuesto en trabajo operacional. Cada vez que construyes un nuevo producto o servicio, necesitas invertir cierta cantidad de dinero por año para respaldarlo, mejorarlo y operarlo. Luego de muchos años, una organización termina con una amplia colección de productos, servicios y procesos antiguos. Un artículo en la revista Information Week (31 de enero del 2011) cita que no es raro para una organización gastar entre el 75% al 80% de su presupuesto en gastos operacionales.
Por su puesto, puedes inferir hacia dónde se encamina este artículo. Los ejecutivos se están dando cuenta de que necesitan invertir más de sus presupuestos limitados en nuevos productos, nuevas habilidades, nuevas capacidades, nuevos servicios, etc. Estos ejecutivos saben que deben moverse más rápido hacia su futuro estado. Pero es difícil cuando la mayor parte de tu presupuesto debe sustentar a tus "asuntos" actuales.
La manera en que puedes salirte de esta situación es categorizar todo el trabajo de tu portafolio por Proyectos y Operaciones (operaciones también incluye el trabajo de soporte). El primer paso es entender tu balance ahora. El segundo paso es determinar cuál quieres que sea el balance a futuro. Por ejemplo, digamos que estás gastando 80% de tu presupuesto en trabajo de Operaciones/soporte y 20% en Proyectos. Puedes entonces hacer una decisión consciente de moverte hacia el 50% para cada uno hasta dentro de dos años. Es posible que elimines ciertas cosas que haces ahora. Tal vez, estés dispuesto a vivir con un nivel más bajo de servicio de tu personal interno. Tal vez, cierto trabajo se puede subcontratar. Tal vez, puedes eliminar productos, sistemas, herramientas, etc.
El punto es que puedes empezar a hacer compensaciones conscientes. Por ejemplo, digamos que gastas $400.000 en operaciones/soporte y $100.000 en Proyectos. Si puedes reducir operaciones/soporte por 25% ($100.000), podrías proveer fondos de $100.000 adicionales para Proyectos críticos para el negocio. Estos son los proyectos que tu organización necesita para moverse hacia el futuro.
En resumen
En mi opinión, la única manera en que realmente puedes ser serio acerca de redistribuir la proporción de fondos entre Proyectos y Operaciones, es comprender el "backlog" (pendientes) en Proyectos que no están fondeados. Puedes entonces comparar el valor relativo para el negocio de estos Proyectos no financiados contra el valor relativo para el negocio del trabajo Operacional. Tal vez, si comprendes estas compensaciones estarías motivado a dar la vuelta a los porcentajes de Operaciones/Proyectos del 80/20 al 20/80.
¿Claro como el agua?
Podemos ayudarte a optimizar tu Portafolio a través de balancear los procesos del gasto entre proyectos y trabajo organizacional. Contáctanos ahora: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..
Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC, President, TenStep, Inc.
Traducción y adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC,
Director Ejecutivo TenStep Ecuador
