Al empezar nuevos proyectos, debes seguir las siguientes ocho reglas de oro si quieres asegurar que tengan éxito...

Patrocinio

Es necesario contar con un Patrocinador motivado que entienda la importancia del proyecto para el negocio y con suficiente motivación para que sea un éxito. El Patrocinador necesitara tener recursos disponibles para apoyarte, y el nivel adecuado de "influencia" en el negocio.

Objetivos

Reúnete con tu Patrocinador y acuerden objetivos específicos. Asegúrate de que son realistas. Lleva a cabo un estudio de viabilidad para asegurar que lo que se discute es factible. Para acordar los objetivos debes asegurarte de que haya contingencia suficiente. De ser posible añade un 20% extra de costo en el presupuesto y en fechas límite de entrega.

Alcance

Mantén el alcance al mínimo. Si no puedes conseguir la contingencia que necesitas, trata de negociar para entregar menos de lo que debes. Y si eso no funciona, identifica los entregables que no están en la ruta crítica y trata de negociar para producir estos después de que se haya alcanzado la fecha límite del proyecto.

Recursos

Primero encuentra a las mejores personas que puedas pagar. Después encuentra personas adicionales para ayudar y afrontar cualquier contingencia. Siempre se necesita más gente de lo planeado, por lo que necesitas identificar a quien pueda brindar ayuda adicional como "apoyo" en caso de necesitarla. Esto podría incluir a personas de otros equipos del negocio, contratistas o proveedores.

Planeación

Tu éxito se medirá con base en la capacidad de entrega que tengas en comparación con el plan establecido. Así que planea sabiamente. En los próximos meses planea a detalle. Después de eso, planifica en forma resumida. Nunca "planees de más" haz una lista de cada pequeña tarea para toda la vida del proyecto, y que persona la llevará a cabo. Apégate al plan.

Procesos

Implementa procesos de gestión de tiempo, costo, calidad, cambios, riesgos y problemas iniciales. La Metodología TenStep contiene todos los procesos que necesitas. Deberás comunicar estos procesos a todo el equipo y asegurarte de que todos los interesados los siguen rigurosamente.

Seguimiento

Con el plan completo necesitarás monitorear los avances. Registra el avance revisando el presupuesto y el calendario. Registra los riesgos. Registra tu eficiencia laboral y el porcentaje de avance.

Informe

Informa sobre el estado del proyecto semanalmente. Mantén tus informes breves y fiables al 100%. Reporta a nivel de resumen al Patrocinador y a nivel de detalle al equipo. Céntrate en problemas actuales a resolver. Recuerda que el informe del proyecto puede ser una gran herramienta de motivación para incluir a todas las personas del proyecto y enfocarlos en lograr el resultado.

Con estas ocho reglas de oro y el equipo motivado a cumplir los objetivos, tendrás mejores oportunidades de alcanzar el éxito.

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC, President, TenStep, Inc.

Traducción y adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC, 

Director Ejecutivo TenStep Ecuador