Has visto en nuestros artículos previos que la Dirección de Proyectos de valor agregado tiene mucho que ver con aplicar los procesos de manera escalable. Los Directores de pequeños proyectos, generalmente se frustran por tener que trabajar con procesos que son muy pesados y burocráticos. Los proyectos más grandes tienden a estar en problemas por la falta de rigor en su estructura. Esto es lo opuesto a lo que se desea.

Uno quiere que los proyectos grandes se manejen de manera más rigurosa, mientras que se les permite a los proyectos pequeños ser más ágiles. Sí, algunos proyectos pequeños se pasarán del presupuesto y del plazo. Pero, si un proyecto de 100 horas termina tardando 150, realmente no es tan grave desde una perspectiva general de las cosas. En cambio, un proyecto de 10.000 horas que sobrepasa el tiempo asignado en un 50%, sí puede ser una verdadera catástrofe.

La pregunta que no hemos respondido es: ¿cómo categorizas los proyectos sobre la base del tamaño? Esto es algo muy importante que debemos responder. Por ejemplo: trabajé con un contratista que consideraba que un proyecto de 5 millones de dólares era pequeño, mientras que muchas organizaciones jamás llegarían a ver un proyecto así de grande.

Algunas empresas miden sus proyectos basándose en la duración. Yo no creo que esto sea correcto. La duración es altamente variable si se toma en cuenta la cantidad de recursos que se le puede aplicar. Por ejemplo, digamos que consideras que un proyecto es grande si dura seis meses o más. Tienes un proyecto que requiere 200 horas de esfuerzo, pero puedes asignarle solamente 5 horas por semana. Esta situación empuja al proyecto a durar 40 semanas. Es un ejemplo extremo, pero ya entiendes el punto.

Algunas empresas usan el costo del proyecto para determinar el tamaño. Esto funciona bien si el costo está regido solamente por lo que cuesta el personal. Pero, la cifra puede verse distorcionada si tienes un proyecto con costos altos que no son de mano de obra. Por ejemplo: digamos que tienes un proyecto que cuesta $100,000, pero que en mano de obra solo hay 200 horas. El resto del costo del proyecto es el equipamiento. ¿Esto significa que es un proyecto grande?

Algunas empresas tiene un algoritmo complicado de 5 a 10+ factores para determinar el tamaño del proyecto. Puedes incluir tantos factores como números de departamentos sean impactados, por los riesgos, por la tecnología que se usa y hasta por las fases de la luna. Para mi, este es un ejemplo de “sobre-ingeniería”. Solo porque un proyecto impacta a múltiples departamentos, no se lo puede definir como grande. Tampoco lo hace grande la cantidad de riesgos que enfrenta. Estos dos indicadores te dan la señal de que el proyecto es riesgoso, pero ese análisis no es lo mismo que dimensionar.

El Modelo TenStep.

El Modelo Tenstep es simple. El primer elemento de dimensionamiento, y el más importante es el esfuerzo estimado del proyecto.

• Pequeño: 1 a 250 horas/hombre
• Mediano: 251 a 2.500 horas/hombre
• Grande: sobre las 2.500 horas/hombre

En tu empresa, la cantidad de horas de esfuerzo para categorizar a tu proyecto pueden ser diferentes. Sin embargo, en general, mientras más grande es el proyecto quieres más estructura y formalidad en el proceso de Dirección de Proyecto.

Si quieres más complejidad, puedes también tomar en cuenta el nivel de experiencia del Director de Proyecto y la complejidad y criticidad del proyecto. Yo solo usaría estos factores alrededor de los límites del tamaño del proyecto. Por ejemplo: si el esfuerzo estimado del proyecto es 2.700 horas/hombre y el Director de Proyecto es muy experimentado, puedes permitirle dirigir el proyecto con un rigor medio. De la misma manera, querrás manejar un proyecto de 2.400 horas/hombre como si fuera grande si el proyecto es extremadamente crítico para la empresa. Estos proyectos están dentro de los límites de la medición del tamaño de un proyecto, y los factores adicionales pueden ayudarte a decidir si los redondeas hacia arriba o hacia abajo.

En Resumen

En TenStep nos enfocamos en la Dirección de Proyectos de Valor Agregado. La primera manera en que logras valor agregado es a través de la escalabilidad. Es importante entonces que tengas buenas definiciones acerca de proyecto pequeño, mediano y grande. Mi filosofía es que dimensionar proyectos (para propósitos de la Dirección de Proyectos) se haga principalmente sobre la base del esfuerzo.

Estaremos encantados de ayudarte a implementar Dirección de Proyectos de Valor Agregado sobre la base del tamaño del proyecto. Escríbeme hoy para discutir cómo TenStep puede ayudar a tu empresa.

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC
Presidente de TenStep, Inc.
Ganador del Premio: “Distinguished Contribution Award” del PMI

Traducción: Adela Vega, TSPM, SMC, SDC

Adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC , 

Director Ejecutivo TenStep Ecuador