Es en realidad tan importante la fase de iniciación?
Podría parecer que una vez que un proyecto finaliza el proceso de aprobación está listo para comenzar. Ese no es el caso, el inicio del Proyecto no es un paso más que tiene que ocurrir antes de que un proyecto pueda comenzar realmente. En la gestión del Portafolio de Proyectos corresponde al proceso de "autorización". En la Dirección de proyectos es la "iniciación". En la superficie, podría parecer que este es un paso burocrático adicional que no agrega valor, pero en realidad se trata de un paso muy importante para asegurarse de que las mejores decisiones se toman en base a la información más actualizada.
Piense en cómo el trabajo de los proyectos es aprobado en la mayoría de las organizaciones. Las obras más importantes para el próximo año se las planifica en el año en curso a fin de que los presupuestos y los proyectos estén listos cuando se inicia el nuevo año. De hecho, todo el trabajo no se puede iniciar en el primer día del nuevo año, el trabajo se dosifica para iniciar durante todo el año. Puede ser hasta 12 meses (o más) entre el momento en que se aprueba un proyecto y cuando en realidad está listo para comenzar.
No tiene sentido permitir que los proyectos comiencen con base en la información desactualizada. Por lo tanto tenemos el paso de autorizar / iniciar para asegurar que el proyecto sigue siendo viable y que la organización está lista para comenzar. Hay una serie de cosas que necesitan ser validadas antes de que inicie el proyecto.
Validar el caso de negocio. El tiempo que transcurre entre la aprobación y cuando el proyecto está listo para comenzar puede haber cambiado el caso de negocio. Por ejemplo, es posible que una oportunidad competitiva ha desaparecido.
Identificar los grupos de interés. Es importante conocer las personas que tienen un interés en el proyecto. Estas personas deben participar y pueden ser necesarias para la planificación de proyectos.
Validar patrocinador. Es posible que el patrocinador haya cambiado o ya no esté comprometido con el proyecto. Es necesario validar el patrocinador actual del proyecto.
Validar la dotación de personal. Usted no debe comenzar un proyecto sin la disponibilidad del personal. Es posible que los recursos que trabajarían en el proyecto ya no estén disponibles.
Validar presupuesto. Es posible que los recortes presupuestarios, o excesos de otros proyectos, han dado lugar a una falta de fondos para el proyecto.
Ahora puede ver que hay un montón de razones por las que un proyecto previamente aprobado puede que ya no tenga sentido en el momento en que está listo para empezar. Por lo general, mientras menos tiempo transcurra entre la aprobación y autorización, lo más probable es que el proyecto proceda según lo previsto. Si el proyecto ya no tiene sentido, la organización tiene la oportunidad de utilizar esos fondos en un proyecto alternativo - uno con mayor claridad de beneficio empresarial.
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