A lo largo del último año ayudamos a algunas organizaciones a definir un set más optimizado de procesos de Dirección del Portafolio. Estos procesos de portafolio tienden a enfocarse en dos áreas:
• Planificación/Ingreso.- El proceso de mover una idea, necesidad u oportunidad a un proyecto oficial. En algunas organizaciones a esto se le llama un proceso de aprobación del proyecto o quizás simplemente un proceso de Ingreso.
• Ejecución.- Los procesos requeridos para asignar de manera óptima los recursos a los proyectos, y para gestionar/monitorear el trabajo que está en proceso.
Una de las características de las organizaciones a las que hemos ayudado es que estas no cuentan con un Backlog de Proyectos entre el momento en que se los aprueba y el momento en que se los ejecuta. En mi opinión, este es uno de los aspectos clave de un buen proceso de Dirección del Portafolio. A esto le llamamos “ Project Pipeline” o “Inventario de Proyectos”, aunque algunas organizaciones le llaman “Backlog de Proyectos”. El Backlog de Proyectos ayuda a reforzar una serie de valiosos conceptos de Dirección del Portafolio.
Separar Aprobación de Ejecución
En muchas organizaciones la aprobación del proyecto significa ejecución inmediata, sin importar el número de proyectos que estén ya en progreso. El Backlog te permite practicar un nuevo concepto: “aprobado para el Backlog de Proyectos”. En otras palabras, se plantea la expectativa de que la aprobación del proyecto implica la aprobación para entrar en el Backlog. Existe un proceso separado para determinar cuándo se transfieren los proyectos al Portafolio Activo, donde cuentan con personal y se los ejecuta.
Forza la Priorización de Proyectos
Todos ustedes saben que los proyectos deben priorizarse para que los trabajos más importantes se terminen primero. Pero, ¿cuántos de ustedes realmente lo hacen? Una razón por la que las organizaciones no priorizan los proyectos es porque todos los proyectos aprobados se llevan a cabo. Si implementas el Backlog, forzarás la priorización porque los proyectos se transfieren del Backlog al Portafolio Activo con base en su prioridad.
Cuando las organizaciones tienen la capacidad de ejecutar un proyecto nuevo se inicia el proyecto con mayor prioridad (el proceso es realmente un poco más sofisticado que eso). Este proceso de liberación fuerza a tu organización a priorizar el trabajo, lo cual asegura que el trabajo más importante se ejecute antes que el de menor importancia.
Enfoque al trabajo en el Portafolio Activo
El Portafolio Activo consiste en proyectos que están actualmente en progreso (¡Que concepto!). Muchas organizaciones pretenden que tienen cientos de proyectos en progreso cuando en realidad solo una porción de ellos cuenta con personal y están en ejecución. El resto están en algún estado de suspenso o realmente aun no han iniciado. El Backlog ayuda a asegurar que solo los Proyectos Activos realmente están ejecutándose. El resto se mantienen en el Backlog.
Facilita la Asignación Optimizada del Personal en los Proyectos
Los proyectos que se aprueba, se mueven al Backlog. Se mantienen allí hasta que exista capacidad para dotar de personal a nuevos proyectos. El giro interesante es que dado que el personal puede enfocarse mejor en un menor número de proyectos, los proyectos del Portafolio Activo verdaderamente se terminan más rápido. Así que, aunque existen menos proyectos en movimiento en cualquier momento, en realidad hay más proyectos que terminan dentro del marco de tiempo asignado. ¿No es esto, mejor? Recuerden que el Valor de los proyectos se recibe cuando el proyecto se termina, no cuando el proyecto inicia.
Permite la Comprensión del Impacto del Trabajo Nuevo
Todos los proyectos en el Portafolio Activo reciben personal más eficientemente (no perfectamente, pero sí de manera más optima). Si un proyecto debe iniciar más temprano de lo normal, los recursos del proyecto saldrán de proyectos actualmente en marcha. Lo más probable es que esta situación provoque el retraso de los proyectos en marcha. La gerencia puede ver más fácilmente el impacto y asegurarse de que éste sea aceptable.
En resumen
Existen varias maneras para optimizar tus procesos de planificación y ejecución del portafolio. Casi todos los beneficios requieren entrar a algún tipo de Backlog de Proyectos (Project Pipeline). El Backlog ayuda a regular el flujo de trabajo y brinda a la gerencia mejor capacidad para asegurar que el personal del Portafolio Activo está ocupado pero no desbordado. Se termina más trabajo y el trabajo que se termina es el de mayor prioridad. De hecho, no estoy seguro de desventaja alguna con respecto al concepto de Backlog de Proyectos; todos necesitan uno.
Contáctame para discutir el tema con mayor profundidad. This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC
Presidente de TenStep, Inc.
Ganador del Premio: “Distinguished Contribution Award” del PMI
Traducción: Adela Vega, TSPM, SMC, SDC
Adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC ,
Director Ejecutivo TenStep Ecuador
