Probablemente ya conocen que nuestra empresa cuenta con varios productos y servicios diseñados para ayudar a las organizaciones a iniciar y dirigir sus Oficinas de Proyectos (PMOs). Nuestro modelo inicia con un taller mediante el que se define un Plan para Generar la PMO, así como el Mapa de Ruta, que provee dirección a la PMO por los siguientes 12 a 18 meses. El trabajo del Mapa Estratégico en sí, se completa luego del taller.

Es interesante anotar que en los dos meses pasados he facilitado un par de talleres en los que el Patrocinador me ha dicho de antemano que no desea implementar una Oficina de Proyectos. Ellos querían implementar mejores prácticas de Dirección de Proyectos en la organización, pero no a través de una PMO. En cada caso el Patrocinador había tenido malas experiencias con una PMO en el pasado, y no querían repetirlas.

Para mi, no hay nada mágico acerca de una PMO; es igual a cualquier otra organización. Tiene recursos que se enfocan en un grupo de trabajos. Dependiendo de la cultura de tu organización, la PMO puede tener definida una misión, visión, metas, estrategias, clientes, interesados, etc. Pero, lo que hace que cualquier organización cuente, es el valor que entrega.

¿Necesitas una PMO? ¿Importa si la llamas PMO, o de alguna otra forma? No realmente, pero ésta es mi lógica:

1.- Primero la pregunta: ¿Quieres definir un ambiente en el que los proyectos sean más exitosos? Si no, probablemente el fondo de este artículo tampoco es de tu interés.

2.- Si la respuesta es afirmativa, entonces necesitas reconocer que tomará cierto nivel de compromiso de recursos para crear este ambiente. He visto demasiadas organizaciones que piensan que de un solo evento, como una sesión de entrenamiento, resultará una mejor Dirección de Proyectos. Lo siento, pero no funciona de esa manera. Toma mucho trabajo a lo largo de un extenso período de tiempo. Esto no significa que puede requerir 20 personas, o que inclusive solo requiera de un recurso a medio tiempo. El compromiso de recursos está directamente relacionado con cuán grande es la brecha a cerrar entre tu estado actual y el estado futuro, y cuán rápido deseas cerrarlo. Si deseas este brillante estado futuro, pero no estás dispuesto a comprometer recursos, solo te estás engañando. Es mejor que continúes con un problema que te resulte más interesante.

3.- Si estás dispuesto a comprometer recursos a este esfuerzo, puedes identificar el trabajo requerido para mover tu organización desde el estado actual al futuro deseado. Ya sabes, ese futuro en el que todo funciona sin problemas y los proyectos siempre se completan exitosamente. Aquí es donde nuestro taller de dos días inicia, pero claro, tú podrías también hacer todo el trabajo por ti mismo.

Ahora, ya has identificado el trabajo requerido para moverte desde el estado actual al estado futuro, y reconoces que se requiere cierto nivel de recursos. La pregunta es ¿cómo coordinarás a tu personal y a tus recursos? Es posible que tomes un par de personas y hagas que sigan reportando a su actual jefe. Sin embargo, muchas (o la mayoría) de las organizaciones podrían tomar los recursos que están trabajando en aplicar la Dirección de Proyectos, y organizarlos en un grupo denominado PMO. Puedes llamarlo “Oficina de Proyectos”, “Oficina de Programa”, “Centro de Excelencia de Proyectos”, etc. Verás, en este punto, el nombre del grupo no es tan importante. La parte importante es que tienes recursos identificados para ayudar a tu organización a moverse del estado actual al estado futuro deseado.

Hasta ahora, el personal de la PMO está enfocado en cerrar las brechas para moverse hacia el estado futuro deseado. Puedes también decidir ya sea que quieres Directores de Proyecto a tiempo completo que reporten dentro de la PMO, o que ellos continúen reportando a sus gerentes funcionales. Existen PMO´s muy exitosas que trabajan de las dos maneras.

En resumen

¿Tienes una PMO organizada? Como ves, eso no es lo más importante. Lo más importante es que hayas comprometido algunos recursos para mover a la organización, basada en proyectos, hacia su estado futuro deseado. SI quieres llamar PMO a este compromiso, serás consistente con la mayoría de las organizaciones. Pero, si quieres nombrarlo “El Grupo de Juan”, no creo que importe.

¿Claro como el agua? Contáctame para obtener mayor información acerca de cómo establecer el ambiente en el que los proyectos son más exitosos, ya sea a través de una PMO o de “El Grupo de Juan”. Puedes encontrarme en: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC, President, TenStep, Inc.

Traducción y adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC, 

Director Ejecutivo TenStep Ecuador