El concepto de Oficina de Proyectos (Project Management Office, PMO) solía ser la arista más pulida de las compañías con mentalidad innovadora; actualmente, es parte indispensable de las organizaciones.  Las PMO ayudan a que los proyectos sean más exitosos, y es a través de hacer proyectos que las compañías alcanzan sus estrategias.  A continuación presentamos seis razones por las cuales necesitas una PMO:

1.-Metodología consistente.  La perdición de muchas organizaciones llega cuando los departamentos y grupos desarrollan maneras “caseras” para llevar a cabo los proyectos.  Algunos procesos pueden funcionar maravillosamente, otros, terriblemente. El punto es que ninguno de estos procesos es congruente con los otros o con la organización.  Necesitas una metodología de proyectos común, compartida entre todos, y que sea para todos.  Una PMO permite a cada uno en la compañía hablar el mismo lenguaje y seguir procesos consistentes.

2.-Economías de escala.  No es raro para una compañía tener media docena de hojas de registro; o, aplicaciones para puestos en dirección de proyectos, cada una con su propio costo de implementación y entrenamiento de personal.  Una PMO implementa soluciones acequibles y sustentables para toda la organización.

3.-Opiniones objetivas. Algunas veces, a los departamentos que ejecutan sus propios proyectos se los compara con el zorro que cuida el gallinero.  Los Patrocinadores del Proyecto pueden requerir conocer el actual estado del proyecto, pero el Director de Proyecto de un departamento puede tomarse la atribución de estirar la verdad lo suficiente como para hacer que ésta les favorezca.  Una PMO provee información imparcial y objetiva con respecto a los proyectos.  Esta es una característica invaluable para los interesados y ejecutivos.   

4.-Mejoramiento sin fin.  Una PMO está siempre en la búsqueda de nuevas y mejores maneras para obtener resultados.  La PMO presta el servicio de registrar las lecciones aprendidas de proyectos previos, y tiene la misión de implementar esas buenas prácticas a lo largo de las organización.  Adicionalmente, existen innumerables oportunidades para los Directores de Proyecto de continuar su entrenamiento y traer conocimiento nuevo a sus compañías.

5.-Trasciende departamentos.  “¿Por qué no podemos simplemente llevarnos bien?”  Esta es una frase común en muchas compañías.  Un departamento puede enfrentarse cara a cara con otro sobre requerimientos no realistas o tiempos irracionales.  Una PMO puede mediar en estas conversaciones acaloradas y mantener a todos enfocados en el objetivo primordial.  Los miembros de la PMO pueden facilitar sesiones entre departamentos con el propósito de identificar la causa raíz de los impases, y encontrar alternativas.

6.-Reduce costos.  Todos los beneficios de la PMO, tal como se describen arriba, se cristalizan aquí.  Según se van descubriendo los gastos innecesarios, (Ejem.: pagar por múltiples versiones del mismo software) se eliminan del estado de cuenta.  El verdadero ahorro derivado de recursos humanos que finalmente tienen la capacidad de hacer su trabajo de forma efectiva, va a aparecer como ingreso neto.  El hecho de que todos se lleven bien; no tiene precio.

Puedes beneficiarte de una PMO a pesar del tamaño de tu empresa.  Aunque las compañías más grandes tienden a beneficiarse de mejor manera, y exponencialmente, una empresa pequeña que está creciendo necesita por lo menos impulsar el espíritu de una PMO.  Es más fácil colocar los cimientos en su lugar mientras se es pequeño, que más tarde, desandar lo recorrido e implementar la metodología para toda una PMO.  

Las PMOs, y todos los interesados, pueden beneficiarse de un Proceso de Dirección de Proyectos preestablecido.  Toma una prueba gratuita de la metodología TenStep con la Suscripción Silver!