Es en realidad tan importante la fase de iniciación?

Podría parecer que una vez que un proyecto finaliza el proceso de aprobación está listo para comenzar. Ese no es el caso, el inicio del Proyecto no es un paso más que tiene que ocurrir antes de que un proyecto pueda comenzar realmente. En la gestión del Portafolio de Proyectos corresponde al proceso de "autorización". En la Dirección de proyectos es la "iniciación". En la superficie, podría parecer que este es un paso burocrático adicional que no agrega valor, pero en realidad se trata de un paso muy importante para asegurarse de que las mejores decisiones se toman en base a la información más actualizada.

Piense en cómo el trabajo de los proyectos es aprobado en la mayoría de las organizaciones. Las obras más importantes para el próximo año se las planifica en el año en curso a fin de que los presupuestos y los proyectos estén listos cuando se inicia el nuevo año. De hecho, todo el trabajo no se puede iniciar en el primer día del nuevo año, el trabajo se dosifica para iniciar durante todo el año. Puede ser hasta 12 meses (o más) entre el momento en que se aprueba un proyecto y cuando en realidad está listo para comenzar.

No tiene sentido permitir que los proyectos comiencen con base en la información desactualizada. Por lo tanto tenemos el paso de  autorizar / iniciar para asegurar que el proyecto sigue siendo viable y que la organización está lista para comenzar. Hay una serie de cosas que necesitan ser validadas antes de que inicie el proyecto.

Validar el caso de negocio. El tiempo que transcurre entre la aprobación y cuando el proyecto está listo para comenzar puede haber cambiado el caso de negocio. Por ejemplo, es posible que una oportunidad competitiva ha desaparecido.

Identificar los grupos de interés. Es importante conocer las personas que tienen un interés en el proyecto. Estas personas deben participar y pueden ser necesarias para la planificación de proyectos.

Validar patrocinador. Es posible que el patrocinador haya cambiado o ya no esté comprometido con el proyecto. Es necesario validar el patrocinador actual del proyecto.

Validar la dotación de personal. Usted no debe comenzar un proyecto sin la disponibilidad del personal. Es posible que los recursos que trabajarían en el proyecto ya no estén disponibles.

Validar presupuesto. Es posible que los recortes presupuestarios, o excesos de otros proyectos, han dado lugar a una falta de fondos para el proyecto.

Ahora puede ver que hay un montón de razones por las que un proyecto previamente aprobado puede que ya no tenga sentido en el momento en que está listo para empezar. Por lo general, mientras menos tiempo transcurra entre la aprobación y autorización, lo más probable es que el proyecto proceda según lo previsto. Si el proyecto ya no tiene sentido, la organización tiene la oportunidad de utilizar esos fondos en un proyecto alternativo - uno con mayor claridad de beneficio empresarial.

¿Necesita ayuda para la optimización de sus procesos de gestión de Portafolio de Proyectos? Ayudamos a las organizaciones  todo el tiempo. Los servicios de Consultoría de TenStep pueden ayudarle a lograr exitosamente estos importantes procesos de negocio. Póngase en contacto con nosotros para entender como podemos ayudarle.

Diez consejos para alcanzar el éxito en tus proyectos

1. Al inicio:

Asegúrate de que cuando inicies el proyecto, tu cliente defina sus requerimientos a profundidad. Necesitas saber exactamente lo que debe ser entregado, a quién y cuándo. Hazlo específico, escríbelo formalmente y solicita que firme. Este documento será la base sobre la cuál se determinará el éxito del proyecto.

2. Clientes:

Involucra a tus clientes a lo largo del ciclo de vida del proyecto completo. Involúcralos en el análisis y planeación así como en la ejecución. No necesitas buscar su aprobación, solo mantenlos informados. Entre más los involucras, mayor su nivel de aceptación del proyecto y más fácil será manejar sus expectativas.

3. Periodos de tiempo:

Asegúrate de que tus fechas de entrega sean cortas y realistas. Nunca aceptes periodos de tiempo largos. Separa el proyecto en mini-proyectos si así es necesario. Planea la duración de cada uno de ellos menor a 6 meses. Esto mantendrá a todos los involucrados motivados y enfocados.

4. Hitos:

Divide tus periodos de tiempo en hitos, que te ayudarán a separar cada mini-proyecto en piezas más pequeñas y manejables de trabajo. Agrega fechas límite a los hitos y entrega de acuerdo a estas fechas, no importa qué. Si te retrasas, repórtalo a tu cliente lo antes posible.

5. Comunicación:

Asegúrate de que todos los interesados están informados, entrega información correcta y apropiada a cada audiencia, de manera oportuna. Produce reportes de estado del proyecto semanalmente y conduce juntas regulares con tu equipo de trabajo. Usa formatos con reportes tipo para reducir el tiempo que dedicas a esto.

6. Alcance:

Solo autoriza cambios de alcance a tu proyecto si no hay impactos o son mínimos en las variables del proyecto, sobre todo en el calendario. En cambios mayores o de alto impacto, solícita aprobación de tu cliente y luego asegúrate de contar con su apoyo en caso de que las variables del proyecto se vean impactadas.

7. Calidad:

Asegúrate de mantener la calidad de tus entregables tan alta como sea requerida. Revisa constantemente la calidad y no dejes que se vaya diluyendo. Implementa "revisiones entre pares" de manera que los miembros del equipo se puedan revisar los entregables entre sí. Luego implementa revisiones externas para asegurar que la calidad de la solución cumple con las necesidades del cliente.

8. Incidentes:

Atiende riesgos e incidentes tan pronto como sean identificados. Priorízalos y resuélvelos antes de que impacten tu proyecto. Enorgullécete de mantener los impactos de los riesgos e incidentes en un nivel mínimo.

9. Entregables:

Cuando cada entregable esté completo, envíalo formalmente a tu cliente. Solicita su firma de conformidad en un acta de entrega, de manera que se formalice su aceptación. Solo entonces, declara el 100% terminado.

10. Integra y cuida a tu equipo:

Los proyectos grandiosos son ejecutados por equipos grandiosos. Contrata a la mejor gente que puedas pagar. Dedica tiempo a encontrar a la gente correcta. Esto te ahorrará tiempo en el camino. Recuerda que la gente correcta es muy fácil de motivar. Muéstrales la visión y cómo te pueden ayudar a que suceda. Confía y cree en ellos. Hazlos sentir valorados, serán colaboradores maravillosos.