Últimamente se habla mucho acerca de “Ágil”. La mayoría de lo que se dice es acerca de los procesos de desarrollo de TI. Sin embargo, el término se utiliza también para los procesos de los negocios ágiles, gestión del portafolio ágil y otras áreas donde se requiere “agilidad”.

Me gusta el concepto de portafolio ágil. Un portafolio ágil es el que utiliza un grupo ligero de procesos para priorizar, distribuir y gestionar el trabajo. También es un portafolio que puede responder rápidamente a los cambios en las necesidades del negocio. Esta habilidad para cambiar direcciones rápidamente es a lo que me refiero como “pivotear”. Seguramente recordarás que pivotear es también un término de básquetbol. Se refiere a plantar un pie (el pie pivote) y con ello cambiar direcciones rápidamente.

Piensa acerca de tu portafolio de trabajo. Vamos a imaginar que todas las personas están ocupadas trabajando en proyectos importantes para el negocio. De pronto, se te informa de un nuevo proyecto crítico (o un grupo de proyectos). Tal vez, es el resultado de una adquisición. Tal vez, es un requerimiento legal. Tal vez, es una oportunidad competitiva. No importa, lo importante ahora es ¿cuán rápido puedes responder?

Existen dos maneras en que la mayoría de organizaciones responderían en esta situación. La primera, es tomar recursos de otros proyectos para trabajar en las prioridades. Esto, posterga los proyectos actuales, pero te permite iniciar los nuevos. Otro acercamiento es cancelar o posponer algunos proyectos. Esto también liberará recursos para empezar nuevos proyectos, pero por supuesto tiene la desventaja de perder los beneficios de negocio de los proyectos que se suspenden.

El mejor acercamiento es mantener un portafolio de proyectos activo, que sea optimizado de inicio a fin, lo antes posible. Si asignas personal en tus proyectos de manera óptima, encontrarás que en el corto plazo habrá proyectos terminándose. Entonces, puedes sustituir a los nuevos proyectos que están en fila, por aquellos que se requiere iniciar realmente. Este escenario te permite terminar proyectos a más de tener personal disponible a corto plazo para cambiar direcciones y trabajo hacia nuevas prioridades.

Mi percepción sobre la mayoría de portafolios es que tienen demasiados proyectos en progreso. Por ejemplo, en lugar de tener dos proyectos que tomen tres y cinco meses, tienes cuatro proyectos que utilizan el mismo grupo de recursos limitados. Un proyecto de tres meses, por ejemplo, ahora toma seis. El proyecto de cinco meses, ahora toma diez. Esta situación lleva a un círculo vicioso. Dado que los proyectos frecuentemente no llegan a concluirse, los Patrocinadores prefieren no esperar hasta que los recurso estén disponibles. En lugar de ello quieren que sus proyectos inicien inmediatamente. Así, se pone en movimiento el nuevo proyecto, pero lo que realmente hace es robar recursos de otros proyectos y alargarlos aún más.

¿Ves cómo este escenario es una ilusión? Aparentemente, estás atendiendo todas las necesidades del negocio porque tienes muchos proyectos en progreso. Sin embargo, la clave para obtener los beneficios para el negocio no está en empezar un proyecto, sino en terminarlo.

En resumen

Este es un concepto importante, y lo repetiré nuevamente: El valor del negocio que deriva de los proyectos no se basa en cuándo los proyectos inician, sino en cuándo terminan. Cuando estás programando el trabajo, no optimices el portafolio sobre la base de cuándo puede empezar el trabajo. Optimízalo sobre la base de cuándo terminará el trabajo. Determina el nivel del personal que permitirá al proyecto terminar tan rápido como sea posible. No adiciones demasiados proyectos al portafolio. Esto crea la ilusión de mayor efectividad, pero lo que realmente hace es demorar la conclusión de los proyectos. En un portafolio ágil, los proyectos se programan para iniciar y terminar tan rápido como sea posible. Aunque no tengas muchos proyectos activos en un determinado momento, verás que al final del año terminarás más proyectos de esta forma. Esta característica te permite pivotear el portafolio rápidamente.

¿Claro como el agua? Tenemos excelentes cursos y servicios de consultoría, así como un modelo de gestión de portafolios completamente desarrollado, llamado PortfolioStep (www.PortfolioStep.com). Podemos ayudarte a implementar y optimizar un portafolio Ágil. Si tienes interés en hacerlo, contáctame ahora: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC, President, TenStep, Inc.

Traducción y adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC, 

Director Ejecutivo TenStep Ecuador