Artículos Boletín TenStep

Nueve procesos críticos para monitorear y controlar tus proyectos

"Cuando se pelea por el control de una espada, siempre gana quien sostiene la empuñadura" Neal Stephenson

Después de que comienzas y planeas tus proyectos, pasarás a la fase de ejecución (o "entrega") del ciclo de vida del proyecto.  Esta es típicamente la fase mas larga del proyecto, ya que es en esta fase en la que los entregables físicos se generan para el cliente. Ya sea que tu proyecto vaya a construir un complejo habitacional, un sistema computacional o lleve un vehículo espacial a marte, necesitarás ser muy cuidadoso en cuanto a monitorear el progreso y controlar la entrega. De otra manera, tu proyecto podría descarrilarse.

Entonces, para monitorear y controlar tu entrega, necesitas implementar nueve procesos crìticos de dirección de proyectos, los cuales se describen en seguida.

Proceso crítico #1: Gestión del tiempo

Todo director de proyecto sabe que el cliente quiere que su proyecto sea entregado "a tiempo". Pero ¿cuántos directores realmente registran cada hora invertida por el personal en el proyecto?

Para asegurar la entrega oportuna, eso es lo que debes hacer: implementar un proceso de gestión del tiempo. Este proceso te ayudará a monitorear el tiempo que los miembros de tu equipo gastan, para que puedas tener control en como lo invierten. Tampoco se trata solo de "tener excelentes habilidades de gestión de tiempo", se trata de establecer un proceso para registrar el tiempo invertido por el personal usando hojas de registro y registrando el tiempo invertido en comparación con el plan del proyecto.

De esa manera, puedes crear una visión acertada del estado actual del proyecto para determinar si acabarás antes, después o dentro del tiempo asignado.

Proceso crítico #2: Gestión de costos

Pocos directores de proyectos pueden decirte en cada día del proyecto, cuanto de su presupuesto han gastado. La razón es que muchos de estos costos normalmente son difíciles de rastrear, especialmente cuando se relacionan con el uso de equipos y consumo de materiales.

Pero para entregar tu proyecto dentro del presupuesto, necesitas monitorear y controlar todos los costos que se acumulen regularmente. puedes hacerlo implementando un proceso de gestión de costos.

En la gestión de costos todo se trata de registrar acertadamente los gastos del proyecto, mientras ocurren. Usando formatos de gastos y registros de gastos, puedes monitorear todos los costos del proyecto y controlar el presupuesto, cuando surgen gastos no planeados. No necesitas ser un contador, solo debes mantener vigilados los gastos generales del proyecto semanalmente y actuar rápidamente su surge algún problema.

Proceso crítico #3: Gestión de calidad

A menudo se dice que lo mas difícil de monitorear es la "calidad". La mayoría de los directores de proyecto encuentran difícil determinar exactamente lo que el cliente espera en términos de "calidad" de los entregables, sin tomar en cuanta la medida de los niveles de calidad obtenidos. Pero debes intentarlo.

Para hacerlo apropiadamente, necesitas implementar un proceso de gestión de calidad. Siguiendo este proceso, podrás establecer los objetivos a alcanzar y llegar a un acuerdo con tu cliente.

Luego podrás utilizar técnicas de aseguramiento y control de calidad para monitorear y controlar la calidad actual de los entregables de tu proyecto. Si tus niveles de calidad están debajo de los objetivos establecidos, entonces podrás actuar para rectificarlos. Al revisar constantemente los niveles de calidad y asegurar que siempre alcancen los objetivos, te sentirás confiado de que tu cliente firmará tu proyecto, una vez que se hayan producido todos los entregables.

Proceso crítico 4: Gestión del cambio

La causa mas típica de que un proyecto se descarrile es que el alcance ha crecido fuera de control, por "ósmosis". El cliente ha pedido cambios, el equipo ha tenido nuevas ideas y tu conjunto organizado de tareas del proyecto ahora luce como espagueti.

Para tener éxito, necesitas mantener un control estricto del alcance de tu proyecto, vigilando los cambios. Implementa un proceso de gestión de cambios. En cuanto identifiques una solicitud de cambio en tu proyecto, documéntala formalmente especificando de donde viene el cambio, por que es necesario y su impacto en tus objetivos del proyecto.

Y si es probable que el cambio afecte el objetivo y las fechas límite, el presupuesto o entregables, entonces debes obtener la aprobación de tu patrocinador y clientes antes de implementarlo. No tengas miedo de pedir mas tiempo, gente o dinero, si lo necesitas, especialmente si el cambio lo inició el cliente.

Nunca permitas que un cambio dirija tu proyecto. Mejor dirige tu proyecto controlando los cambios.

Proceso crítico #5: Gestión de riesgos

Como director de proyectos, es muy fácil enrollarte las magas y atorarte en el entregable del proyecto. Pero cuando esto pasa, a menudo es más difícil mantenerte a flote. Puedes terminar gestionando a nivel micro y los riesgos de alto nivel del proyecto se van a pasar de largo.

Es difícil, pero intenta y mantente un poco alejado de la operación detallada del día a día de tu proyecto, siempre y cuando sea posible. De esta manera, puedes evaluar continuamente el riesgo general del proyecto desde afuera y atacar los nuevos riesgos cuando aparezcan.

También, implementa un proceso de gestión de riesgos para formalizar la manera en la que se identifican, evalúan y mitigan los riesgos. Para cada riesgo que aparezca, cuantifica su impacto potencial en el proyecto, luego actúa inmediatamente para minimizar la probabilidad de que suceda. Siempre crea planes de contingencia, para que si llega a ocurrir el riesgo puedas recurrir al "plan B" y minimizar su efecto en la entrega del proyecto.

Proceso crítico #6: Resolución de problemas y polémicas

Resolver problemas suena sencillo, ¿no? El reto sin embargo, no es solo resolver cada problema que se te presente, sino monitorear todos los problemas que ocurran en un proyecto y solo resolver los problemas que sea probable que impacten el resultado del proyecto. Es muy poco frecuente que en un proyecto tengas tiempo para resolver cada problema que surja – así que sé elitista.

Para asegurar que resuelvas tus problemas oportunamente, necesitas implementar un proceso de gestión de polémicas . Éste te ayuda a revisar todos los problemas que surjan, evaluar su impacto, delegar aquellos que pueden ser manejados por otros y resolver...

Proceso crítico #7: Gestión de proveedores

Siempre asegúrate de que seleccionas a tus proveedores con base en un proceso formal. Incluso si se trata de proveedores que conoces y con los que has trabajado desde hace tiempo, siempre crea una declaración del trabajo (SOW) que defina el alcance exacto del trabajo que deseas que realicen.

Luego haz un contrato formal y detallado con el proveedor para completar el alcance del trabajo. En este contrato, define el trabajo a completar, las responsabilidades de cada parte, los criterios de desempeño y los términos y condiciones de la relación. Luego si las cosas se pone difíciles, tendrás algo en que apoyarte.

En tu contrato, incluye los hitos que especifiquen que es lo que esperas que te entreguen y cuando. En cada fecha de cada hito, haz una revisión formal de los entregables terminados y los entregables especificados en el contrato. Si algo cambia durante el proyecto, corrige el contrato de acuerdo a los cambios. El contrato debería representar siempre la naturaleza del acuerdo y nunca volverse anticuado.

Después podrás monitorear y controlar el desempeño de tus proveedores.

Proceso crítico #8: Control de adquisiciones

Así como controlas el desempeño general de tus proveedores, también debes monitorear y controlar la adquisición de bienes y servicios de estos proveedores.  Controlar las adquisiciones es revisar y aceptar los bienes y servicios una vez que han sido entregados por tu proveedor. Debes implementar un proceso de gestión de bienes que le permita a tu equipo aceptar la responsabilidad del artículo que se está entregando, revisarlo con base en los criterios predefinidos y aprobar el pago, basados en tu contrato de proveedor.

Consejo: Siempre asegúrate de emitir órdenes de compra para los productos que requieras de los proveedores. Crea una descripción detallada del producto requerido en la orden de compra para que tengas algo con que medir cuando tengas dicho producto.

Proceso crítico #9: Comunicación

¡La comunicación es lo más importante! Como parte de la fase "monitoreo y control" en un proyecto, necesitarás mantener bien vigilada la comunicación.  Debes siempre tener un plan formal de comunicaciones para que los mensajes clave sean comunicados a las personas adecuadas en el momento adecuado. Luego puedes monitorear y controlar las comunicaciones de tu proyecto asegurándote de que las actividades de tu plan de comunicaciones sean terminadas en el momento correcto de la manera correcta.

Asegúrate de tener un proceso de retroalimentación para que si en algún momento los mensajes equivocados llegan a oídos del personal, proveedores o interesados, puedas estar informado inmediatamente y puedas resolverlo.
........................................................................................................................
Y así es como se monitorea y controla un proyecto, gestionando:

• Tiempo, calidad y costos
• Cambios, riesgos y problemas
• Proveedores, adquisiciones y comunicaciones

Utilizando estos nueve principios clave de dirección de proyectos puedes entregar tus proyectos mas rápido y eficientemente, con menos estrés y esfuerzo que antes.

Tres pasos críticos para gestionar los costos de tu proyecto

Para manejar efectivamente los costos de tu proyecto, querrás implementar un Proceso de Gestión de Costos. La gestión de costos es el proceso de monitorear y controlar los costos (los gastos, por ejemplo) dentro de un proyecto.

Al registrar y monitorear los costos día a día puedes:

• Calcular el costo total de desempeñar las actividades del proyecto

• Determinar el costo total del personal en el proyecto

• Comparar el costo total real contra el costo pronosticado

• Identificar fácilmente los excesos actuales y potenciales en costos

La gestión de costos abarca un conjunto de procesos, roles y documentos para monitorear y controlar los costos dentro del proyecto. Algunos ejemplos de tipos de costos incluyen:

• Mano de obra (personal, proveedores, contratistas y consultores)

• Equipo (computadoras, mobiliario, instalaciones, maquinaria)

• Materiales (consumibles, materiales de ingeniería, agua, energía)

• Administración (legal, seguros, préstamos y contabilidad)

Hay tres pasos críticos para manejar efectivamente los costos de un proyecto. A continuación los describimos para ti:

Paso 1: Documente las gastos

El primer paso es identificar los costos reales del proyecto, utilizando formatos de gastos. Todos los directores, miembros del equipo, personal y contratistas deben llenar un formato de gastos cuando hagan algún gasto para el proyecto. Los formatos de gastos le permiten a los miembros del equipo registrar:

• La fecha en la que se hizo el gasto

• Las actividades en las que se hizo el gasto

• Tipo de gasto que se hizo

• Monto del gasto y beneficiario del pago

• Detalles de la factura relacionada con el gasto

Paso 2: Aprobación de gastos

El director del proyecto recibe los formatos de costos y los revisa para determinar si el gasto:

• Está relacionado con una actividad válida del proyecto

• Se había presupuestado en el Plan de Inversión

• No está presupuestado pero es válido, razonable y asequible

Con base en esta evaluación, el director del proyecto debe decidir si:

• Aprobar los formatos de costos y ordenar el pago

• Requerir mas información acerca de dicho gasto

• Rechazar el gasto y plantear una polémica de gasto

En la mayoría de los casos el director del proyecto tiene la autoridad para aprobar todos los gastos presupuestados; sin embargo, los gastos que no estén presupuestados dentro de cierto límite pueden requerir la aprobación del patrocinador del proyecto.

Paso 3: Actualización del Plan de Proyecto

Después de la aprobación de gastos, se programan los pagos. Los detalles de pago se registran en un Registro de Gastos. Durante el proceso de gestión de costos el administrador del proyecto mantiene éste registro actualizado. Regularmente (típicamente una vez a la semana), el administrador del proyecto también actualiza el Plan de proyecto con información proporcionada por el Registro de Gastos para:

• Identificar el costo total de cada recurso y actividad del proyecto

• Calcular el costo real contra el costo presupuestado del proyecto

• Identificar cualquier caso de exceso o menor gasto

...........................
Ahí lo tienes. Siguiendo estos tres simples pasos, podrás mejorar substancialmente tus procesos de gestión de costos, lo que te ayudará a entregar tus proyectos dentro del presupuesto.

Cinco consejos para ahorrar tiempo en tus proyectos

"El tiempo es el principal enemigo de cualquier proyecto" Jim Johnson

Entre más tiempo ahorres al inicio del proyecto, más tiempo tendrás para concluirlo. Aquí compartimos contigo 5 pasos para aprovechar al máximo el tiempo en tus proyectos:

1. Vigila las tareas dependientes

Es tan importante tener la gran visión como apreciar los detalles. Entender el propósito general y la meta del proyecto contribuye a que tomes mejores decisiones y resuelvas de la mejor manera las polémicas e incidentes que surjan. Si tienes tareas ligadas en el plan con una relación fin a inicio, entonces piensa si en realidad necesitas esperar a que al primera actividad concluya, o quizás haya una oportunidad de iniciar la segunda tarea de manera anticipada.

Por ejemplo, si tienes dos tareas "escribir requerimientos" y "diseñar solución" y éstas están ligadas en tu plan, ¿Realmente tienes que esperar a que el 100% de los requerimientos estén escritos, antes de que podamos diseñar la solución? Quizás puedas iniciar el diseño general, cuando los requerimientos están 80% finalizados. Si ese es el caso, entonces el tiempo general para concluir el proyecto, será menor.

2. Olvídate de tareas que no tengan sentido

Cuando escribes tu plan por primera vez, desarrollas una lista de actividades con la impresión de que todo es alcanzable, así que incluyes todas las tareas que vienen a tu mente y la de tu equipo y que tengan que llevarse a cabo para entregar al cliente. Sin embargo mientras el proyecto avanza, las cosas cambian, siempre serás víctima de las restricciones de tiempo. Es en este momento que debes revisar la lista de actividades en tu plan y desecha todo lo que no sea absolutamente necesario para entregar el proyecto.

Algunos de esos "sería bueno tener" "good to have" deberán irse.  Por cierto, no tienes que borrar la tarea, sino moverla a una fase que se llame "Concluir post proyecto".

Establece las fases de manera que tengas la forma de llevar a cabo algunas actividades al final previo al cierre del proyecto. Esto te ahorrará tiempo y te asegurará de que lo que se está entregando es "carne" y no necesariamente la "cobertura de chocolate".

3. Agrega más recursos

¿Hay tareas o entregables que cualquiera sin un entrenamiento especial pueda realizar? ¿Puedes agregar más personas sin que se tengan que sentar una sobre otra?  Si es así, entonces incorpora más gente y delega aquellas tareas no especializadas hacia ellos, esto te ahorrará considerables cantidades de tiempo.

4. Asigna trabajo a externos cuando te sea posible

Si confías en un tercero para llevar a cabo el trabajo, entregar a un tercero el trabajo es una fuente enorme de ahorros de tiempo. Puedes subcontratar a una organización externa, a un contratista independiente o incluso a otro departamento. Solo debes asegurarte de que tomen responsabilidad del trabajo que les asignarás e inclúyelos como si fueran una parte central de tu equipo. Hazlos sentir amados y no los trates de forma distinta a la que tratas a tu equipo de tiempo completo y verás que puedes obtener grandes cosas de ellos.

5. Ayuda a tu equipo a ahorrar tiempo

Observa todo lo que hace tu equipo y descubre ineficiencias. Ayúdalos a mejorar para ahorrar tiempo. También enséñalos a delegar tareas a otros, de manera que puedan trabajar de manera inteligente con su tiempo.

Ofreceles las tareas apropiadas y que necesiten para hacer el trabajo rápido. Reacciona a sus necesidades inmediatamente y asegúrate de que nunca tengan que esperarte para hacer su trabajo. Si le das a tu equipo la dirección apropiada, las herramientas que necesitan y el soporte, ellos te ahorrarán tiempo en tus proyectos y harán que tu trabajo sea más fácil.

Cinco pasos para administrar tu trabajo cotidiano

Uno de los grandes desafíos del mundo moderno es poder trabajar en ambientes de gran dinamismo, incertidumbre, riesgo y gran exigencia. Siguiendo estos 5 pasos puedes mejorar tu organización personal, lo que representa una clave para destacar y ser más productivo.

Paso 1: Consolidar

Probablemente tienes algunas decenas de tareas escritas en tu escritorio, en tu calendario, en documentos, en minutas en correos, en listas de acción, incluso en tu celular. El primer punto clave, es centralizar todas estas listas en una sola lista consolidada.

Asegúrate de que tu lista de tareas sea fácilmente accesible, pues de lo contrario, acabarás salpicado de varias tareas incumplidas.

Paso 2: Priorizar

Con todas tus tareas en un solo lugar, priorízalas poniendo las más importantes hasta arriba. De esta forma, puedes trabajar de manera descendente sabiendo que siempre estarás trabajando en lo más importante con la oportunidad del caso.

Asegúrate de priorizar tus tareas con base en los criterios adecuados. NO siempre coloques las tareas más fáciles hasta arriba. Las tareas de mayor prioridad deberían ser aquellas que entregan más valor, que son críticas para el (o los) proyecto(s) o sean predecesoras de alguien que deba esperar que se concluyan para realizar su trabajo.

Paso 3: Calendarizar

Con una vista clara de todas tus tareas y sus prioridades, ahora lo que necesitas es estimar cuanto tiempo, típicamente, te tomará concluir cada tarea en tu lista. Así que escribe el esfuerzo necesario para cada una y trata de ser lo más realista posible.

Ahora crea un calendario de manera que "mantengas en el radar" las tareas en las que vas a trabajar y cuando debes hacerlo. Tener un calendario es muy útil porque contribuye a que tu y tu equipo hagan un pronóstico del trabajo que falta por concluir.

Paso 4: Actualizar

Al inicio de cada día, actualiza tu calendario marcando las tareas que ya concluiste y re-calendarizando aquellas que aun faltan por desarrollar. Solo entonces sabrás que vas al día.

Si tu calendario queda desactualizado, muy pronto se volverá inútil. No obstante, al mantenerlo al día, será una herramienta poderosa, pues dará a tu equipo y a ti, un mapa de ruta del trabajo que aun falta por desempeñarse.

Paso 5 comunicar:

Tu equipo querrá saber en lo que se ha estado trabajado y cuando es probable que terminen. Así que comparte tu calendario con ellos. Ayudándolos a mantenerse informados a lo largo del camino.
...................
Sigue estos pasos, hazlo con disciplina y notarás una gran diferencia en tus actividades cotidianas.