Formar una Comunidad de Práctica CoP

Normalmente se forman a través de dos estrategias:

• Ad hoc.- La primera y más común es la manera ad-hoc que es cuando los profesionales se dan cuenta de que tienen un interés en común de aprender y quieren ayudarse unos a otros para lograrlo. El grupo normalmente empieza a reunirse físicamente, tal vez en una cafetería, o tal vez en una de las salas de reuniones de la empresa. Cuando queda claro que se requiere una CoP, el siguiente paso es empezar a definir mecanismos de soporte internos tales como foros de discusión.

• Respaldado.- La segunda estrategia se presenta cuando un Centro de Excelencia (CoE) existente dedicado de un tema, decide respaldar una CoP, dentro de la organización, alrededor del tema con el que están comprometidos. Por ejemplo, Un CoE Ágil puede decidir iniciar una CoP Ágil, una CoP de Análisis de Negocio Ágil o una CoP de Arquitectura Ágil. Un CoE de Arquitectura puede decidir iniciar una CoP de Arquitectura Ágil, una CoP de TOGAF o una CoP de Arquitectura de Microservicios.

La estructura de las CoPs

La estructura de las CoPs tiende a ser equitativamente fluida, con un liderazgo de equipo inicialmente compuesto por los miembros más experimentados, quienes trabajan para organizar y respaldar el esfuerzo total. Sin embargo, normalmente se quiere un balance en la distribución de la experiencia. Si solo está compuesta por los miembros más experimentados perderás la oportunidad de obtener nuevas e innovadoras ideas/conceptos/prácticas. Si todos/la mayoría son los más experimentados, ellos tienden a defender las prácticas/ideas existentes debido a que son éstas las que les trajeron a la organización. Ellos se mantendrán en la CoP temporalmente para garantizar la continuidad. Luego, puedes alimentarla con ideas de nuevas personas de manera anual o semianual. El líder de la CoP, si existe uno, normalmente emerge de entre el grupo, aunque algunas veces si la CoE crea el equipo, ellos asignan a esa persona la primera vez.

La membresía en una CoP es voluntaria. Como resultado, los miembros van y vienen según ven que encajan en ella y participan tanto como estén dispuestos a hacerlo o según su disponibilidad de tiempo. Un determinado individuo será miembro de una o más CoPs y nuestra sugerencia es ser miembro de por lo menos dos: una sobre el tema en el que te enfocas actualmente y otra para el tema que esperas sea tu foco después.

CoPs y Otros equipos.

Las CoPs tienen relaciones cercanas, y traslapes de membresías, con otros dos tipos de equipos:

Centros de Excelencia (CoEs).- Un CoE es un grupo de personas con habilidades especializadas y experiencia cuyo trabajo es proveer liderazgo e intencionalmente diseminar ese conocimiento dentro de la organización. La diferencia principal entre una CoE y una CoP es que la CoE la crea generalmente una organización con el propósito de que sus miembros fundadores se dediquen a tiempo completo como coaches, maestros y mentores de otras personas. Las CoEs pueden también encargarse de certificaciones internas en la organización. Las CoEs se crean generalmente para respaldar la meta de la organización (una transformación ágil) o por un corto período, tal vez varios meses o pocos años y luego se desmantela. Las CoPs, debido a su naturaleza voluntaria, regularmente duran más tiempo y pueden ser el resultado de una CoE una vez que su financiamiento oficial desaparece.

Equipos de Trabajo.- Muy frecuentemente habrá equipos de trabajo dentro de tu organización cuyo propósito es desempeñar algunas o todas las actividades del trabajo respaldado por la CoP. Por ejemplo, tu organización puede tener un equipo de Arquitectura de la Organización (EA), o simplemente un equipo de arquitectura, cuyo propósito actual es desarrollar y respaldar tu estrategia de EA. En paralelo puedes tener también una CoP de Arquitectura ayudando a las personas a aprender y compartir las habilidades de arquitectura. De manera similar, puedes tener un equipo de Gestión de Datos y una CoP de Datos, un equipo de Gestión del Portafolio y una CoP de Gestión y muchos otros. Nótese que una CoP es un tipo de equipo de trabajo.

El diagrama arriba muestra un ejemplo de cómo la gente puede ser miembro de varios equipos al mismo tiempo. Nótese que el diagrama utiliza notación UML. En este caso, una línea con un diamante en ella, para indicar que alguien es parte de, o más correctamente un miembro de, un equipo. Vemos que Betty es miembro de las CoPs de Arquitectura y Ágil, la Propietaria de Arquitectura del equipo de entrega A y miembro del equipo de Arquitectura de la Organización. Fred es miembro de la CoE Ágil, el Coach ágil para los equipos de entrega A y B y miembro de las CoPs de Ágil y Pruebas. Barney es miembro del equipo de entrega B y miembro de las CoPs de Ágil y Pruebas.

Autor:Disciplined Agile Consortium. ©2013-2019 Project Management Institute, Inc.

Traducción: Adela Vega, SMC, SDC

Adaptación: Enrique Ledesma M.Sc., DALSM/CDAI, PMP, STC, SPOC, SMC, SDC