Normalmente no asociamos burocracia con empresas del sector privado sino que reservamos esta relación para las organizaciones del sector público. Pero, ¿cuántas veces hemos esperado por una respuesta que nunca llegó de parte de uno de los departamentos de nuestra organización?  ¿Cuántas veces hemos sentido que las cosas se han demorado hasta dos veces más de lo que debieron?  ¿Cuántas veces hemos enfrentado situaciones de conflicto debido a una pobre o inadecuada comunicación?  Estos problemas no son específicos de una organización gubernamental, sino que pueden ocurrir, y ocurren, incluso en las compañías multinacionales más modernas.

Las reacciones tradicionales ante tales problemas incluyen: establecer extensos procesos, asignar responsabilidades o definir reuniones “regulares”.  Pero muchas veces, lo que ocurre es que los procesos y responsabilidades extra solo aumentan la confusión, y las reuniones "regulares” rara vez están enfocadas y dejarn de llevarse a cabo luego de unas pocas semanas. 

Scrum, como metodología, se enfoca en: comunicación regular, responsabilidad individual, estructura plana y miembros del equipo dedicados que trabajan con un cronograma definido de mutuo acuerdo.  En su forma más simple, un equipo Scrum está formado por miembros que estarán efectivamente trabajando en un proyecto, elegidos y dirigidos por el Scrum Master, trabajando en tareas y plazos acordados de común acuerdo, reuniéndose de manera diaria para completar los entregables pieza por pieza.  Sin embargo, rara vez funciona tratar de implementar Scrum en su forma más básica para proyectos complejos o grandes organizaciones donde las tareas son a menudo complicadas.  Abundan los ejemplos de grandes equipos que adoptan Scrum solo para descartarlo luego de pocas semanas.  La razón es que para que los miembros del equipo desempeñen sus tareas, una metodología debe proveer herramientas a cada uno de ellos, y no solamente debe funcionar para el nivel alto de la gerencia.  

Aquí es donde la metodología Scrum, según se define en la Guía del Cuerpo de Conocimiento Scrum (SBOK ™ Guide), viene al rescate.  Recoge el marco básico de Scrum y sugiere técnicas prácticas y procesos mediante los cuales el equipo Scrum puede completar sus tareas.  Las organizaciones grandes y complejas pueden beneficiarse puesto que se brinda técnicas familiares, pero las ubica en un marco altamente Ágil.  Por consiguiente, un proyecto Scrum iniciado para reducir documentación, no solamente toma miembros del equipo de diferentes partes de la organización para atender a las reuniones diarias, sino que los empodera para que cumplan sus funciones a través de proveerles métodos y técnicas prácticos. 

La Guía SBOK™ delinea formas para construir el ambiente correcto, y un elemento clave para ello es involucrar a todo el equipo a través de la visión del proyecto.  De esta manera, el equipo se vuelve una unidad auto motivada y no solo dirigida por el Scrum Master.  Este compromiso, complementado con miembros del equipo Scrum empoderados, es lo que al final remueve los obstáculos de comunicación y vuelve a la organización mucho más eficiente de lo que puede ser bajo los acercamientos tradicionales de la Dirección de Proyectos.

Autor: SCRUMstudy

Traducción y adaptación: Enrique Ledesma M.Sc., PMP, TSPM, STC, SPOC, SMC, SDC