Artículos Boletín TenStep

El “Scrum Diario” es una reunión que se efectúa cada día de un sprint en las organizaciones que han adoptado la metolología Scrum. Normalmente, estas reuniones se hacen cada día en el mismo sitio y a la misma hora. Habitualmente, las Reuniones Diarias de Scrum se conducen por la mañana con el fin de ayudar a establecer el contexto para el día de trabajo. Sin embargo, cuando trabajas en una organización distribuida globalmente, la reunión puede ocurrir a una hora establecida de común acuerdo entre los miembros del equipo. Las Reuniones Diarias de Scrum se limitan a 15 minutos de duración para mantener la discusión rápida e importante.

El equipo se reúne cada día para ponerse al tanto rápidamente. Esta reunión es considerada como una de las partes más sobresalientes del marco Scrum. Abajo consta una lista con algunos de los beneficios de mantener la Reunión Diaria de Scrum:

• Permitir al equipo estar en sincronía con cómo están ocurriendo las cosas.
• Permite hacer correcciones en el sprint.
• Construye confianza entre los miembros del equipo.
• Estimula la planificación personal.
• Genera gran visibilidad del progreso.
• Permite que el equipo se auto-organice.

Es obligatorio para todos los miembros del equipo participar en la Reunión Diaria de Scrum. Se espera que el Propietario del Producto y el Scrum Master también participen en estas reuniones. Se requiere que el Scrum Master solamente capte los impedimentos que se reconozcan en la reunión Diaria de Scrum, y que no trate de discutirlos o resolverlos en la reunión. Este evento se considera un círculo de retroalimentación “centrado en el trabajo”, que los miembros del equipo utilizan para comunicar y evaluar el progreso e identificar impedimentos. No se intenta que la reunión sea una herramienta de reporte de gestión o de estatus.

Dentro del equipo, diariamente se recalca el compromiso y la responsabilidad. Estas reuniones son dirigidas por el equipo y para el equipo. Las reuniones ayudan al grupo a estar enfocado en el objetivo y también ayuda a la auto-organización y colaboración. El tiempo ocupado en estas reuniones puede considerarse como tiempo bien invertido cuando finalmente se realiza el entregable del proyecto.

En la reunión diaria de Scrum no necesariamente se evita resolver problemas o inconvenientes. Sin embargo, esta reunión no tiene como objetivo resolver los problemas e inconvenientes.

En esta reunión, cada miembro trata de contestar a estas tres preguntas:

• ¿Qué hizo ayer el miembro del equipo?
• ¿Qué planea hacer hoy?
• ¿Qué problemas ha enfrentado hasta ahora?

Estas reuniones ayudan al equipo a darse cuenta de qué hizo cada persona ayer, y qué planea lograr hoy. El Scrum Diario ayuda a mejorar el compromiso de cada persona con el equipo. Crea un equipo auto-organizado con ambiente positivo.

Autor: SCRUMstudy

Traducción y adaptación: Enrique Ledesma M.Sc., PMP, TSPM, STC, SPOC, SMC, SDC

Director Ejecutivo de TenStep Ecuador

Una parte integral del proceso de Scrum es la Reunión Diaria, la cual es un ritual regular que se practica cada mañana.  El equipo se reúne cada día de trabajo, alrededor de la misma hora, para discutir el estado del proyecto.  Entre otros, algunos sinónimos para “Reunión Diaria de Scrum” son: “Reunión Diaria de Pie” (Daily Stand Up Meeting), “Scrum Diario” (Daily Scrum), y “Reunión Scrum” (Scrum Meeting).  La reunión es un encuentro informal en círculo de todos los miembros del equipo. 

El objetivo principal de esta reunión es asegurar una mejor coordinación entre los miembros del equipo que trabajan para llegar a la meta final.  No se debe confundir Reunión de Scrum con la Reunión de Estado (Status Meeting), en ésta se provee un reporte de actualización del estado para la gerencia y otros interesados.  En el Scrum Diario se aprecia la participación de cada miembro activo del equipo, así como cierto grado de franqueza.

El objetivo de tener esta reunión es obtener una retroalimentación diaria sobre el progreso del proyecto. El Scrum Master modera la reunión. En ella, se actualiza la Lista de Pendientes del Sprint.  El Scrum Master debe anotar los impedimentos que enfrentan los miembros del equipo y luego debe resolverlos.  Generalmente, la reunión técnica ocurre después de la Reunión de Scrum y a ella atienden los miembros técnicos relevantes.

Los errores de último minuto al final del Sprint se pueden evitar si existe un reporte completamente transparente acerca del proyecto durante la Reunión Diaria de Pie.  Se recomienda que el Propietario del Producto asista a la reunión.  Sin embargo, la Reunión Diaria de Pie debe llevarse a cabo aún en ausencia del Propietario del Producto o del Scrum Master.

La reunión se limita (time-boxed) a un máximo de tiempo de 15 minutos y ocurre delante del tablero Scrum con las tareas.  Se debe poner atención en asegurar que cada miembro del equipo cuente con tiempo suficiente para responder tres preguntas, mismas que pueden durar de 2 a 3 minutos.  Cualquier tema que requiera discusión a profundidad se anota en el “parking lot virtual” para poder tratarlo en detalle luego de la reunión.  

¿Por qué tenemos Reuniones de Pie y no sentados?  Si una persona está parada se siente incómoda, y si está hablando parada se siente más incómoda.  Es esta incomodidad la que acorta las reuniones tediosas.  

Las tres preguntas para las que se busca respuesta en esta reunión diaria son:

• ¿Qué hice ayer? (¿Qué logré?)
• ¿Qué haré hoy? (La tarea del día)
• ¿Qué impide mi progreso? (¿Qué desafíos enfrento?)

La importancia de esta reunión es que brinda una plataforma común a todos los miembros del equipo.  La reunión inculca disciplina en los miembros del equipo.  Todos los detalles concernientes a los requerimientos y entregas se obtienen de parte del Propietario del Producto.  La Reunión Diaria de Pie ayuda a los equipos a identificar y cerrar la brechas relacionadas con el entendimiento y compromiso con los requerimientos.

Autor: SCRUMstudy

Traducción y adaptación: Enrique Ledesma M.Sc., PMP, TSPM, STC, SPOC, SMC, SDC

Normalmente no asociamos burocracia con empresas del sector privado sino que reservamos esta relación para las organizaciones del sector público. Pero, ¿cuántas veces hemos esperado por una respuesta que nunca llegó de parte de uno de los departamentos de nuestra organización?  ¿Cuántas veces hemos sentido que las cosas se han demorado hasta dos veces más de lo que debieron?  ¿Cuántas veces hemos enfrentado situaciones de conflicto debido a una pobre o inadecuada comunicación?  Estos problemas no son específicos de una organización gubernamental, sino que pueden ocurrir, y ocurren, incluso en las compañías multinacionales más modernas.

Las reacciones tradicionales ante tales problemas incluyen: establecer extensos procesos, asignar responsabilidades o definir reuniones “regulares”.  Pero muchas veces, lo que ocurre es que los procesos y responsabilidades extra solo aumentan la confusión, y las reuniones "regulares” rara vez están enfocadas y dejarn de llevarse a cabo luego de unas pocas semanas. 

Scrum, como metodología, se enfoca en: comunicación regular, responsabilidad individual, estructura plana y miembros del equipo dedicados que trabajan con un cronograma definido de mutuo acuerdo.  En su forma más simple, un equipo Scrum está formado por miembros que estarán efectivamente trabajando en un proyecto, elegidos y dirigidos por el Scrum Master, trabajando en tareas y plazos acordados de común acuerdo, reuniéndose de manera diaria para completar los entregables pieza por pieza.  Sin embargo, rara vez funciona tratar de implementar Scrum en su forma más básica para proyectos complejos o grandes organizaciones donde las tareas son a menudo complicadas.  Abundan los ejemplos de grandes equipos que adoptan Scrum solo para descartarlo luego de pocas semanas.  La razón es que para que los miembros del equipo desempeñen sus tareas, una metodología debe proveer herramientas a cada uno de ellos, y no solamente debe funcionar para el nivel alto de la gerencia.  

Aquí es donde la metodología Scrum, según se define en la Guía del Cuerpo de Conocimiento Scrum (SBOK ™ Guide), viene al rescate.  Recoge el marco básico de Scrum y sugiere técnicas prácticas y procesos mediante los cuales el equipo Scrum puede completar sus tareas.  Las organizaciones grandes y complejas pueden beneficiarse puesto que se brinda técnicas familiares, pero las ubica en un marco altamente Ágil.  Por consiguiente, un proyecto Scrum iniciado para reducir documentación, no solamente toma miembros del equipo de diferentes partes de la organización para atender a las reuniones diarias, sino que los empodera para que cumplan sus funciones a través de proveerles métodos y técnicas prácticos. 

La Guía SBOK™ delinea formas para construir el ambiente correcto, y un elemento clave para ello es involucrar a todo el equipo a través de la visión del proyecto.  De esta manera, el equipo se vuelve una unidad auto motivada y no solo dirigida por el Scrum Master.  Este compromiso, complementado con miembros del equipo Scrum empoderados, es lo que al final remueve los obstáculos de comunicación y vuelve a la organización mucho más eficiente de lo que puede ser bajo los acercamientos tradicionales de la Dirección de Proyectos.

Autor: SCRUMstudy

Traducción y adaptación: Enrique Ledesma M.Sc., PMP, TSPM, STC, SPOC, SMC, SDC

En el ámbito de la Dirección de Proyectos, SCRUM es uno de los temas importantes y también una de las metodologías ágiles más populares. Empecemos por preguntarnos ¿Por qué necesito SCRUM?.

Como metodología, SCRUM ofrece una buena manera de manejar proyectos  en todas las industrias. No solo es rápida, adaptativa, iterativa y flexible, sino que también asegura transparencia en las comunicaciones y crea un ambiente de responsabilidad y progreso continuo. Para desarrollar los puntos mencionados arriba, revisemos algunos de los beneficios clave que uno puede cosechar por el hecho de usar la metodología SCRUM para la entrega de proyectos.

“Adaptabilidad” es el primer beneficio que queremos recalcar aquí. Los principios de Scrum de Control del Proceso Empírico y Entrega Iterativa hace que los proyectos se adapten y estén abiertos a incorporar el cambio cuando éste ocurre. Los procesos de Scrum están diseñados para acoger los cambios. Por lo tanto, la metodología Scrum es más apropiada para entregar proyectos en un ambiente caótico y de cambio constante.

Un beneficio clave para los interesados es que Scrum es una metodología “Centrada en el Cliente”. El hecho de poner énfasis en el valor del negocio y en tener un acercamiento colaborativo que incluye a los interesados, asegura un marco orientado al cliente en un proyecto controlado con Scrum.

“Entrega Contínua de Valor” es un beneficio adicional que resulta de estar centrado en el cliente. En Scrum, los procesos iterativos permiten la entrega continua de valor a través del proceso del Envío de Entregables. Cada Sprint produce un producto, servicio o resultado deseado potencialmente enviable. "PSP Potentially Shippable Product"

“Entrega Temprana de Gran Valor” es un beneficio de usar Scrum que está estrechamente relacionado con el negocio. No solamente se trata de la entrega continua de valor, el proceso de Crear la Lista Priorizada de Pendientes asegura que se realicen primero los requerimientos con el valor más alto para el cliente.

Tanto el cliente como el equipo del proyecto se benefician de la “Retroalimentación Contínua”. En Scrum, la retroalimentación continua se realiza a través de Efectuar las Reuniones Diarias de Pie y, de los procesos de Demostrar y Validar el Sprint.

La retroalimentación continua contribuye con otro beneficio la “Transparencia”. En un proyecto gestionado con Scrum, todos los radiadores de información tales como: Tablero Scrum y Trabajo Pendiente del Sprint se publican y actualizan continuamente, lo cual nos lleva a un ambiente de trabajo abierto. Las Reuniones de Revisión del Sprint demuestran los productos potencialmente entregables a los clientes, manteniéndoles siempre informados sobre el estado actual y progreso del proyecto.

La transparencia trae otro beneficio importante “Ambiente de Alta Confianza”. Los procesos de Conducir la Reunión Diaria de Pie y Retrospectiva del Sprint promueven la transparencia y colaboración. Esta situación nos lleva a un ambiente de trabajo con gran confianza que asegura baja fricción en el equipo.

La adaptabilidad y transparencia de Scrum crean un ambiente de “Mejora Continua”. Según avanza el proyecto, los entregables progresivamente mejoran de Sprint en Sprint, debido a los cambios y perfeccionamientos que se incluye y gestiona a través del proceso de Mantener la Lista Priorizada de Pendientes del Producto.

Otro importante beneficio es “Ritmo Sostenible”. Los procesos de Scrum están diseñados de tal manera que la gente involucrada puede trabajar a un ritmo que puede sostener de manera indefinida.

Otro beneficio es el “Proceso de Desarrollo Eficiente”. En Scrum, se ha observado que asignar bloques de tiempo y minimizar el trabajo no esencial te lleva a niveles de mayor eficiencia.

El siguiente beneficio es la “Motivación”. Los procesos de Conducir la Reunión Diaria de Pie y la Retrospectiva del Sprint generan altos niveles de motivación en el personal.

La “Resolución Rápida de Problemas” es otro de los beneficios importantes de usar Scrum en los proyectos. La Colaboración y Co-ubicación de equipos multifuncionales conduce a identificar y resolver problemas más rápidamente.

Está también el beneficio de “Entregables Efectivos”. El proceso de Demostrar y Validar el Sprint y revisiones regulares luego de la creación de los entregables asegura la entrega de resultados efectivos al cliente.

Luego tenemos el benificio de formar un “Ambiente Colectivo”. Los procesos de Aprobar, Estimar y Comprometer las Historias de Usuario permite a los miembros del equipo desarrollar sentido de propiedad del proyecto y de su trabajo, lo que desemboca en mejor calidad dentro de Scrum.

“Alta Velocidad” es otro beneficio importante. Un marco de trabajo colaborativo permite a equipos multifuncionales de gran capacidad, alcanzar todo su potencial y alta velocidad. Algunos de los autores del Manifiesto Ágil llaman a este estado “hiperproducividad”.

Finalmente, el último beneficio de Scrum es su “Ambiente Innovador”. Los procesos de Retrospectiva del Sprint y Retrospectiva del Proyecto crean un ambiente de introspección, aprendizaje y adaptabilidad que desemboca en un ambiente de trabajo innovador y creativo.

Autor: SCRUMstudy

Traducción y Adaptación: Enrique Ledesma M.Sc., PMP, TSPM, STC, SPOC, SMC, SDC